Eingangsrechnungen, die sich von selbst erfassen.
RechnungBot liest dein Rechnungspostfach mit, erkennt jede Rechnung – PDF, E-Rechnung, Excel oder Mail – und legt sie geordnet ab: mit Lieferant, Betrag, Fälligkeit und Skonto. Für den Steuerberater gibt es den Export mit einem Klick.
Free-Tarif dauerhaft kostenlos · keine Kreditkarte · Pro 30 Tage gratis testen
Für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler.
In drei Schritten startklar
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Postfach verbinden
E-Mail-Adresse eingeben – RechnungBot erkennt GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS und viele mehr. Microsoft 365 und Outlook ganz ohne Passwort. Nur lesend: nichts wird verschoben oder gelöscht.
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Rechnungen kommen von selbst
Alle paar Minuten prüft RechnungBot neue Mails, erkennt Rechnungen in Anhängen und im Mail-Text und liest die Daten aus. Newsletter bleiben draußen.
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Prüfen, bezahlen, exportieren
Fällige Zahlungen und Skonto auf einen Blick, Überweisung per QR-Code, Export als Excel, CSV, ZIP mit Belegen oder DATEV-Buchungsstapel.
Alles, was eingehende Rechnungen brauchen
Erkennt fast jedes Format
PDF, Scans und Fotos, ZUGFeRD/Factur-X, XRechnung, Excel, Word, CSV, ZIP-Archive, weitergeleitete Mails und Rechnungen direkt im Mail-Text.
Fälligkeiten und Skonto
Was wann fällig ist, was überfällig ist und wo Skonto Geld spart – im Dashboard und als Erinnerung per Mail.
Schutz vor Betrug
Warnung, wenn ein bekannter Lieferant plötzlich eine neue IBAN angibt.
Freigeben und überweisen
Im Business-Tarif: Rechnungen vor der Zahlung freigeben, auch zu zweit, und gesammelt als SEPA-Datei ins Online-Banking laden.
Einfach fragen
„Wie viel habe ich letzten Monat bei der Telekom ausgegeben?“ – die Sprechblase in der App antwortet direkt aus deinen Rechnungen.
Überweisen per QR-Code
GiroCode mit Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck – mit der Banking-App scannen, fertig.
Auswertungen
Ausgaben pro Monat und Kategorie, Zahlungsvorschau, größte Lieferanten, Vorsteuer pro Quartal, wiederkehrende Kosten und Preiserhöhungen.
Export und DATEV
Excel, CSV, ZIP mit sauber benannten Belegen oder DATEV-Buchungsstapel für den Steuerberater.
Bericht per Mail
Monatliche Übersicht als PDF – für dich und dein Team.
Im Team arbeiten
Kollegen einladen und Rechte festlegen: wer Rechnungen bearbeitet, Postfächer verwaltet oder nur exportiert.
Lieferanten im Überblick
Je Lieferant alle Rechnungen, Summen und Bankverbindungen auf einer Seite – ganz ohne Pflege.
Datenschutz aus Deutschland
Server in Deutschland, Vertrag zur Auftragsverarbeitung inklusive, Postfach nur lesend, Zugangsdaten verschlüsselt, Zwei-Faktor-Anmeldung in jedem Tarif.
Jede Rechnung auf einen Blick
Original-Beleg und erkannte Daten nebeneinander. Korrigieren, Kategorie zuordnen, als bezahlt markieren – und künftige Rechnungen desselben Lieferanten bekommen die Kategorie automatisch.
Ändert ein bekannter Lieferant plötzlich seine Bankverbindung, warnt RechnungBot deutlich – ein häufiger Trick bei gefälschten Rechnungen.
Papierrechnung? Einfach abfotografieren.
RechnungBot lässt sich ohne App Store auf dem Handy installieren und startet wie eine App vom Startbildschirm. Ein Tipp öffnet die Kamera, auch mehrseitige Rechnungen werden zu einem Beleg.
Lieferant, Nummer und Betrag werden gelesen. Du vergleichst sie kurz mit dem Foto, denn Lesefehler kommen vor. Auch Liste, Kalender und Auswertungen hast du unterwegs dabei.
Auf Wunsch meldet sich RechnungBot mit einer Mitteilung, sobald eine neue Rechnung eintrifft, eine morgen fällig ist oder auf deine Freigabe wartet – auf dem iPhone in der installierten App.
In allen Tarifen enthalten. Die App braucht eine Internetverbindung.
Zahlungen und Kosten im Blick
Was ist überfällig, was wird diese Woche fällig, welche Abos laufen – und wer ist teurer geworden? Das Dashboard zeigt es, ein Klick führt zu den passenden Rechnungen.
Der Monatsbericht kommt von selbst
Jeden Monat als PDF in deinem Postfach: Ausgaben, offene Beträge, Ausgaben pro Monat im Vorjahresvergleich, Kategorien und größte Lieferanten. Zum Ablegen, Besprechen oder Weiterleiten an den Steuerberater.
Ab Pro auch wöchentlich, vierteljährlich oder jährlich – mit eigenem Aufbau, weiteren Diagrammen und Begleittext.
Preise
Klein anfangen, mitwachsen. Pro 30 Tage kostenlos testen – danach entscheidest du.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, nicht an Verbraucher.
Free
- 20 Rechnungen pro Monat
- 1 Postfach
- 1 Benutzer
- 1 GB Speicher für Belege
- Erkennung auch von Scans und Fotos
- Fälligkeiten, Skonto, IBAN-Warnung
- Export als Excel und CSV, Monatsbericht
Pro
- 200 Rechnungen pro Monat
- 3 Postfächer
- 3 Benutzer
- 25 GB Speicher für Belege
- Erkennung auch von Scans und Fotos
- Fälligkeiten, Skonto, IBAN-Warnung
- Export als Excel und CSV, Monatsbericht
- DATEV-Export
- ZIP mit Belegen
- Weitere Auswertungen
- Bericht nach Wunsch
- Zahlungsabgleich
Business
- 1.000 Rechnungen pro Monat
- 10 Postfächer
- 10 Benutzer
- 100 GB Speicher für Belege
- Erkennung auch von Scans und Fotos
- Fälligkeiten, Skonto, IBAN-Warnung
- Export als Excel und CSV, Monatsbericht
- DATEV-Export
- ZIP mit Belegen
- Weitere Auswertungen
- Bericht nach Wunsch
- Zahlungsabgleich
- Freigaben
- SEPA-Sammelüberweisung
- Budgets
- Kostenstellen und Projekte
Mehr gebraucht? Zu Pro und Business gibt es Zusatzpakete: weitere Benutzer, Postfächer und je 250 Rechnungen pro Monat – Benutzer 3 €, Postfach 3 €, Rechnungspaket 5 €, jeweils pro Monat zzgl. MwSt.
Häufige Fragen
Für wen ist RechnungBot gedacht?
Für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, auch im Kleingewerbe. Für rein private Zwecke ist RechnungBot nicht vorgesehen: Bei der Registrierung bestätigst du, als Unternehmer zu handeln.
Verändert RechnungBot mein Postfach?
Nein. RechnungBot liest nur – Mails werden nicht verschoben, gelöscht oder als gelesen markiert. Mails ohne möglichen Rechnungsanhang, etwa Newsletter, werden nicht gespeichert; bei geprüften Anhängen ohne Rechnung bleiben nur Absender, Betreff, Zeitpunkt und Ergebnis.
Muss ich RechnungBot Zugang zu meinem Postfach geben?
Nein. Jeder Workspace bekommt eine eigene Eingangsadresse: Leite Rechnungen dorthin weiter oder gib sie Lieferanten als Rechnungsadresse – RechnungBot erfasst sie sofort. Wer lieber nichts weiterleitet, verbindet sein Postfach.
Welche Mail-Anbieter funktionieren?
Alle, die IMAP anbieten – zum Beispiel GMX, WEB.DE, T-Online, IONOS, STRATO, Gmail und eigene Firmen-Domains. Microsoft 365 und Outlook.com verbindest du mit einem Klick über Microsoft, ganz ohne Passwort.
Gibt es eine Handy-App?
RechnungBot lässt sich ohne App Store auf dem Handy installieren: Öffne die Seite im Browser und füge sie zum Startbildschirm hinzu. Rechnungen auf Papier fotografierst du direkt ab. Die App braucht eine Internetverbindung.
Wo liegen meine Daten?
Auf einem Server in Deutschland. Mit der Registrierung schließt du den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab; Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Was passiert, wenn mein Monatskontingent voll ist?
Der Abruf pausiert bis zum nächsten Monat – es geht nichts verloren, die Mails bleiben im Postfach und werden danach erfasst. Ab 80 % bekommst du einen Hinweis.
Kann ich Rechnungen auch hochladen?
Ja. Rechnungen, die nicht per Mail kommen, ziehst du einfach in die App – einzeln, als ZIP oder als ganze Mail aus Outlook bzw. deinem Mailprogramm.
Wie bekommt mein Steuerberater die Belege?
Per Export: als Excel/CSV, als ZIP mit allen Belegen oder als DATEV-Buchungsstapel samt Belegen. Du kannst ihn auch als Benutzer mit reinem Export-Recht einladen.
Kann ich jederzeit aufhören?
Ja. Ein Abo kündigst du jederzeit zum Ende des bezahlten Zeitraums, danach gilt Free und deine Daten bleiben. Du kannst alle Rechnungen samt Belegen exportieren und dein Konto in den Einstellungen löschen – nach 30 Tagen ist alles endgültig weg, auf Wunsch auch sofort.
Gibt es RechnungBot auch auf Englisch?
Ja – über das Sprach-Symbol oben wählst du Deutsch oder Englisch. Erkannt werden Rechnungen in Deutsch und Englisch; Rechtstexte sind nur auf Deutsch verbindlich.
Kontakt
Eine Frage vor dem Start? Schreib uns – wir antworten per E-Mail.