Nutzungsbedingungen

Stand: 01.11.2026

1. Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von RechnungBot, angeboten von [Name bzw. Firma – in Betreiber:… eintragen] („wir“). RechnungBot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB („Kunde“). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde die Registrierung abschließt und seine E-Mail-Adresse bestätigt; ein kostenpflichtiger Tarif oder ein Zusatzpaket, wenn die Buchung abgeschlossen ist.

2. Leistung

RechnungBot ruft vom Kunden eingerichtete E-Mail-Postfächer lesend ab und nimmt hochgeladene Belege und Fotos entgegen, erkennt darin eingehende Rechnungen, speichert die Dokumente und stellt die erkannten Daten zur Übersicht, Prüfung und zum Export bereit. Der Umfang richtet sich nach dem gewählten Tarif (Free, Pro, Business) und den in der App angezeigten Grenzen.

3. Konto und Workspace

Wer sich registriert, legt einen Workspace an und ist dessen Inhaber. Der Inhaber kann weitere Personen einladen und ihre Rechte festlegen; er ist für deren Nutzung verantwortlich. Zugangsdaten sind geheim zu halten; ein Konto darf jeweils nur auf einem Gerät gleichzeitig genutzt werden. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht übertragbares Recht, RechnungBot über den Browser bzw. die installierbare App zu nutzen. Seine Daten bleiben seine Daten.

4. Tarife, Testmonat, Preise

Der Tarif Free ist dauerhaft kostenlos. Pro kann einmal je Workspace einen Monat kostenlos getestet werden; danach gilt wieder der gebuchte Tarif, die Daten bleiben erhalten. Kostenpflichtige Tarife und Zusatzpakete werden zu den bei der Buchung genannten Preisen und Laufzeiten berechnet; die Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit sie anfällt. Abos laufen je nach Wahl einen Monat oder ein Jahr, werden im Voraus über unseren Zahlungsdienstleister Stripe bezahlt und verlängern sich automatisch um denselben Zeitraum. Ein Wechsel zu einem höheren Tarif, zu mehr Zusatzpaketen oder zur jährlichen Zahlung gilt sofort; die anteilige Differenz wird direkt abgerechnet. Ein Wechsel zu einem niedrigeren Tarif, zu weniger Zusatzpaketen oder zur monatlichen Zahlung gilt zum Ende des bezahlten Zeitraums, ohne Gutschrift. Umfasst der neue Tarif weniger Benutzer, werden überzählige Zugänge pausiert; die Daten bleiben erhalten. Wird eine Grenze des Tarifs erreicht (z. B. Rechnungen im Monat), pausiert die Erfassung, bis wieder Platz ist; Mails, die dann noch im Postfach liegen, werden nachgeholt. Gegen unsere Forderungen kann der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

5. Pflichten des Kunden

• Der Kunde verbindet nur Postfächer, auf die er zugreifen darf, und hat die nötigen Rechte an den verarbeiteten Inhalten.
• Er nutzt RechnungBot nicht missbräuchlich, insbesondere nicht für rechtswidrige Inhalte oder zur Überlastung des Dienstes.
• Er prüft die erkannten Daten, bevor er sie für Zahlungen, Buchhaltung oder Steuer verwendet.

6. Erkennung, Aufbewahrung, keine Beratung

Die automatische Erkennung arbeitet sorgfältig, kann aber Fehler machen; maßgeblich ist immer das Originaldokument. RechnungBot ist kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD und ersetzt keine Buchhaltung oder Steuerberatung. Für die gesetzliche Aufbewahrung seiner Belege bleibt der Kunde selbst verantwortlich. Hinweise wie „neue IBAN“, Skonto oder Fälligkeiten sind Hilfen, keine Gewähr.

7. Verfügbarkeit

Wir bemühen uns um einen störungsfreien Betrieb, schulden aber keine bestimmte Verfügbarkeit. Wartungen kündigen wir nach Möglichkeit in der App an. Störungen beim Abruf (z. B. geändertes Postfach-Passwort) zeigt die App an.

8. Datenschutz

Die Inhalte des Workspaces verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den der Inhaber bei der Registrierung schließt. Alles Weitere steht in der Datenschutzerklärung.

9. Haftung

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und nach dem Produkthaftungsgesetz. Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden; im Tarif Free ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig. Die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen. Für Datenverlust haften wir nur in dem Umfang, der auch bei regelmäßiger Sicherung durch den Kunden (Export) entstanden wäre.

10. Laufzeit, Kündigung, Löschung

Ein Abo kann der Inhaber jederzeit in der App zum Ende des bezahlten Zeitraums kündigen; danach gilt der Tarif Free, die Daten bleiben erhalten. Bereits bezahlte Zeiträume werden nicht erstattet. Schlägt eine Zahlung auch nach mehreren Versuchen fehl, endet das Abo ebenso.

Der Kunde kann seinen Workspace jederzeit in der App löschen: Er wird sofort gesperrt und nach 30 Tagen mit allen Daten endgültig gelöscht, oder auf Wunsch sofort. Ein laufendes Abo endet dabei zum Ende des bezahlten Zeitraums, beim sofortigen Löschen sofort und ohne Erstattung. Vorher kann er alle Rechnungen samt Belegen exportieren. Wir können die Nutzung bei Missbrauch oder Zahlungsverzug sperren; der Kunde wird darüber informiert und kann seine Daten weiter exportieren.

Wir können den Vertrag mit einer Frist von vier Wochen in Textform kündigen, ein bezahltes Abo frühestens zum Ende des bezahlten Zeitraums. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt. Nach dem Vertragsende hat der Kunde noch 30 Tage Zeit für den Export, danach werden die Daten gelöscht.

11. Änderungen

Wir können diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn sachliche Gründe vorliegen (z. B. neue Funktionen oder geänderte Rechtslage). Änderungen teilen wir dem Inhaber mindestens vier Wochen vorher per E-Mail mit; er kann in der App zustimmen oder widersprechen. Widerspricht er nicht bis zum Inkrafttreten, gelten sie als angenommen; darauf weisen wir in der Mitteilung hin. Widerspricht er, gilt die bisherige Fassung weiter, und beide Seiten können den Vertrag mit einer Frist von vier Wochen kündigen. Preise und den Kern der Leistung ändern wir nicht auf diesem Weg, sondern nur mit ausdrücklicher Zustimmung.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand unser Sitz. Mitteilungen genügen in Textform (z. B. E-Mail), soweit das Gesetz nichts anderes verlangt. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.